Ini Sanksi Jika Perusahaan Tidak Memberikan Surat Paklaring bagi Mantan Karyawan

JAKARTA – Surat paklaring merupakan dokumen resmi yang kerap dibutuhkan oleh mantan karyawan untuk berbagai urusan administrasi. Dokumen ini tidak hanya digunakan untuk melamar pekerjaan baru, tetapi juga diperlukan saat mencairkan BPJS Ketenagakerjaan, mengajukan pinjaman, beasiswa, atau keperluan administratif lainnya.

Meski demikian, tak jarang terjadi kasus di mana perusahaan atau bagian HRD enggan atau menunda pemberian surat ini. Padahal, surat paklaring adalah hak yang seharusnya diberikan kepada setiap karyawan yang sudah mengakhiri masa kerjanya secara sah.

Apa Itu Surat Paklaring dan Fungsinya

Paklaring adalah surat keterangan kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mantan karyawan. Umumnya, surat ini mencantumkan informasi penting seperti nama, posisi terakhir, lama masa kerja, serta catatan kinerja atau kontribusi karyawan selama bekerja.

Fungsi dari surat ini cukup luas, mulai dari syarat melamar kerja, pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan, hingga syarat administratif untuk pengajuan kredit, beasiswa, atau studi lanjutan. Oleh karena itu, dokumen ini memiliki nilai yang cukup krusial bagi mantan karyawan.

Kewajiban Perusahaan Memberikan Paklaring

Secara hukum, perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memberikan surat keterangan kerja kepada karyawan yang telah menyelesaikan masa kerjanya. Hal ini dapat merujuk pada Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) yang menyatakan bahwa pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan kepada pekerja yang telah berakhir masa kerjanya.

Selain itu, Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan serta UU Cipta Kerja Nomor 11 Tahun 2020 juga menekankan pentingnya penghormatan atas hak-hak pekerja, termasuk pemberian dokumen administratif pasca hubungan kerja.

Mengapa HRD Menolak atau Menahan Surat Paklaring

Ada sejumlah alasan yang sering digunakan oleh perusahaan untuk menunda atau menolak memberikan paklaring, seperti:

Pengunduran diri dilakukan secara mendadak tanpa pemberitahuan
Karyawan dianggap melakukan pelanggaran sebelum keluar
Belum menyelesaikan proses serah terima pekerjaan
Tidak adanya sistem atau prosedur tertulis terkait permintaan paklaring

Meski demikian, alasan tersebut tidak bisa dijadikan dasar yang sah untuk menahan surat paklaring, apalagi jika hubungan kerja telah berakhir sesuai prosedur.

Konsekuensi Hukum bagi Perusahaan yang Menahan Paklaring

Jika HRD menahan surat paklaring tanpa alasan yang dapat dibenarkan, mantan karyawan berhak menempuh jalur hukum atau melapor ke Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker). Instansi ini berwenang memanggil pihak perusahaan untuk melakukan mediasi dalam rangka penyelesaian sengketa hubungan kerja.

Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021, perusahaan yang menghambat hak administratif karyawan bisa dikenai sanksi mulai dari teguran hingga pembekuan sebagian operasional usaha. Selain itu, mantan karyawan juga dapat menggugat secara perdata apabila dirugikan secara finansial karena keterlambatan atau penolakan surat paklaring tersebut.

Penolakan sepihak dari perusahaan juga berisiko merusak citra perusahaan, terlebih jika persoalan tersebut menjadi perbincangan di media sosial.

Langkah yang Bisa Diambil Karyawan

Jika Anda mengalami kesulitan dalam mendapatkan surat paklaring, berikut beberapa langkah yang dapat ditempuh:

Ajukan permintaan secara resmi secara tertulis kepada HRD atau pimpinan perusahaan.
Lakukan pendekatan personal kepada atasan langsung atau manajer HRD.
Laporkan ke Disnaker apabila permintaan tetap diabaikan tanpa alasan jelas.
Konsultasikan dengan ahli hukum untuk mengetahui langkah hukum yang dapat diambil jika mengalami kerugian akibat penolakan tersebut.